1. Übertragbar oder personalisiert (physische Karte)

Digitale Visitenkarten stehen vor allem für Nachhaltigkeit. Daher ist es ratsam, das Layout so anzupassen, dass eine einfache Weitergabe der DVC jederzeit möglich ist. Dies ermöglicht es ausgeschiedenen Mitarbeitern, ihre Karte unkompliziert weiterzugeben. Eine interne Nummerierung erleichtert die Zuordnung sowohl offline als auch online. Es ist auch wichtig, zu überlegen, welche Informationen auf der Karte erscheinen sollen. Wenn beispielsweise der Name und die Position auf der Karte stehen, ist eine Weitergabe an einen neuen oder anderen Mitarbeitenden nicht möglich, und für jeden Mitarbeiter muss jeweils eine neue Karte erstellt werden.

2. Physisch oder vollständig digital

Vor der Einführung digitaler Visitenkarten ist es wichtig zu klären, welche Variante genutzt werden soll. Es gibt die Möglichkeit, ein physisches Medium zu verwenden, z. B. in Form einer Smartcard, die auf digitale Inhalte verweist. Dies erleichtert den Übergang von traditionellen Papiervisitenkarten zur vollständig digitalen Variante und kann die Akzeptanz bei den Nutzern verbessern. Wenn dein Unternehmen sehr offen ist, können beide Varianten gemischt werden.

3. Optionen für den Kontaktaustausch

Wie soll der Kontaktaustausch bzw. die Erfassung von Kontaktdaten erfolgen? Hier gibt es zwei grundlegende Möglichkeiten. Erstens kann dein Gegenüber den Kontakt speichern, wodurch er direkt im Adressbuch auf dem Gerät des Gegenübers landet. Dies kann hilfreich sein, erfordert jedoch, dass dein Gegenüber sich aktiv daran erinnert, dich später als Kontakt zu nutzen. Die bessere Alternative ist, dass dein Gegenüber das Kontaktformular auf deinem Profil ausfüllt. Dadurch erhältst du die Kontaktdaten deines Gegenübers und kannst sie in deinem Profilbereich speichern oder importieren. Gleichzeitig wird eine E-Mail mit deinen Kontaktdaten an den neuen Kontakt gesendet. Dies ermöglicht einen einfachen Datenaustausch in einem Schritt für beide Seiten. Als zusätzliches Feature kannst du dich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn du einen neuen Kontakt auf deinem Profil hast (einschließlich Follow-up Funktion).

4. Wie soll die digitale Visitenkarte geteilt werden?

Es gibt viele Möglichkeiten, die digitale Visitenkarte zu teilen, aber welche Methode sollte hauptsächlich genutzt werden? Du kannst deine Karte per NFC, Apple/Google Wallet oder verschiedenen Hintergrundbildern (z. B. Sperrbildschirm) teilen. Natürlich können diese Optionen auch kombiniert verwendet werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass unterschiedliche Sharing-Optionen verschiedene Ziele verfolgen können. Zum Beispiel kann die Wallet-Version Kontakte direkt zu einer Webseite führen, während das Sperrbildschirm-Teilen den Download deiner Kontaktdaten erleichtert und das Adressbuch öffnet. Wenn du offline bist, kannst du dein Profil trotzdem nutzen, indem du die App auf deinem Gerät installierst. In diesem Fall wird automatisch ein Offline-QR-Code generiert, falls du keine Netzwerkverbindung hast.

5. Zugriff für Profilnutzer

Die nächste Überlegung betrifft den Zugriff der Profilnutzer, also der Inhaber der digitalen Visitenkarten. Du kannst den Zugriff beschränken, um beispielsweise nur die Nutzung verschiedener Sharing-Optionen auf der Plattform zu ermöglichen. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen überhaupt kein Zugang stattfinden soll. Dies hat gewisse Vorteile hinsichtlich der Kontrolle über die Nutzung, erhöht jedoch den Verwaltungsaufwand für den Administrator. In diesem Fall könnte der Link zur Wallet beispielsweise vom Administrator an die einzelnen Profilinhaber weitergegeben werden. Der Profilinhaber muss sich daher nicht einloggen, kann aber dennoch sein Profil nutzen. Beachte jedoch, dass in diesem Fall der KI-Papiervisitenkartenscanner nicht verwendet werden kann.

6. Profilaktualisierungen

Wie sollen die Profile aktualisiert werden? In welchen Intervallen sind Anpassungen aufgrund von Stellenwechseln oder neuen Mitarbeitern erforderlich? Wenn der Aufwand gering ist, kannst du zu Beginn einfach eine CSV-Datei importieren und später einzelne Profile oder die Profilübersicht (eine tabellarische Übersicht mit direkter Möglichkeit zur Aktualisierung) bearbeiten. Wenn jedoch regelmäßig größere Datenmengen aktualisiert werden müssen, ist der Einsatz einer REST-API von Vorteil, um Daten automatisch an einer zentralen Stelle aktuell zu halten und nur zu übertragen.

7. Datenschutz

Kläre mit deinem Datenschutzbeauftragten ausführlich deine Anforderungen und stimme, die Verträge und weiteren Maßnahmen ab. Eine Nachbesserung ist schwierig und hindert beide Seiten. Am besten beziehst du deinen Datenschutzbeauftragten von Anfang an in das Projekt ein.

Fazit:

Die Einführung digitaler Visitenkarten in Unternehmen ist ein bedeutendes Vorhaben, das gut vorbereitet sein muss. Die hier aufgeführten 7 Fragen bieten eine umfassende Übersicht über die wesentlichen Aspekte, die im Voraus geklärt werden sollten. Von der Entscheidung, ob die Visitenkarten übertragbar oder personalisiert sein sollen, bis zur Auswahl zwischen physischen oder vollständig digitalen Karten, haben wir die wichtigsten Überlegungen behandelt.

Die Möglichkeiten für den Kontaktaustausch und die Art und Weise, wie die digitale Visitenkarte geteilt wird, sind weitere Schlüsselaspekte. Die Zugriffskontrolle für Profilnutzer und die Notwendigkeit von Profilaktualisierungen sollten ebenfalls sorgfältig berücksichtigt werden. Nicht zuletzt ist Datenschutz von entscheidender Bedeutung und auch länderübergreifend etwas anders geregelt. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten ist unerlässlich.

Insgesamt ist die Einführung der digitalen Visitenkarten ein Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit. Wenn diese Fragen im Vorfeld geklärt werden, wird die Umsetzung reibungsloser verlaufen und die Vorteile der digitalen Visitenkarten Technologie (DVC) können somit voll ausgeschöpft werden.